Los avisos programados permiten enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS antes del inicio de una tarea y orden de trabajo. Gracias a esta funcionalidad, podrás recordar citas a tus clientes, avisar a los responsables de una reunión o enviar notificaciones internas de forma automática.

Antes de comenzar, asegúrate de haber activado la funcionalidad de Avisos programados y de haber creado las plantillas de correo electrónico o SMS que utilizarás en los envíos.

Añadir un aviso programado a una tarea

Puedes configurar los avisos programados al crear una nueva tarea o editar una ya existente.

Accede a la tarea y localiza el apartado Avisos programados. A continuación, haz clic en el botón Añadir (+).

Completa la información del aviso:

• Antelación (*): Selecciona cuándo deseas que se envíe el recordatorio. Puedes elegir entre 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 1 día, 2 días, 1 semana o definir un intervalo Personalizado, indicando el número de minutos antes del inicio de la tarea.
• Canal (*): Selecciona el medio por el que se enviará el aviso. Actualmente puedes elegir entre Correo electrónico o SMS.
• Destinatario (*): Indica quién recibirá el recordatorio. Puedes seleccionar el Responsable, Colaboradores, Cliente, Proveedor o la opción Libre, que te permitirá introducir manualmente una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.
• Plantilla (*): Selecciona la plantilla de correo electrónico o SMS que se utilizará para generar el aviso.

Una vez completada la información, haz clic en Guardar.

El aviso quedará programado automáticamente y se enviará en la fecha y hora configuradas.

Puedes añadir tantos avisos como necesites para una misma tarea. Por ejemplo, enviar un recordatorio al responsable un día antes y otro al cliente una hora antes de la cita.

Añadir un aviso programado a una orden de trabajo

Puedes configurar los avisos programados al crear una nueva orden de trabajo o editar una ya existente.

Accede a la orden de trabajo y localiza el apartado Avisos programados. A continuación, haz clic en el botón Añadir (+).

Completa la información del aviso:

• Antelación (*): Selecciona cuándo deseas que se envíe el recordatorio. Puedes elegir entre 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 1 día, 2 días, 1 semana o definir un intervalo Personalizado, indicando el número de minutos antes del inicio de la orden de trabajo.
• Canal (*): Selecciona el medio por el que se enviará el aviso. Actualmente puedes elegir entre Correo electrónico o SMS.
• Destinatario (*): Indica quién recibirá el recordatorio. Puedes seleccionar el Responsable, Colaboradores, Cliente, Proveedor o la opción Libre, que te permitirá introducir manualmente una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.
• Plantilla (*): Selecciona la plantilla de correo electrónico o SMS que se utilizará para generar el aviso.

Una vez completada la información, haz clic en Guardar.

El aviso quedará programado automáticamente y se enviará en la fecha y hora configuradas.

Consultar el estado de los avisos

Desde la propia tarea podrás consultar todos los avisos configurados y su estado.

Para cada aviso podrás visualizar información como:

• La fecha y hora programadas para el envío.
• El canal utilizado (correo electrónico o SMS).
• El destinatario.
• El estado del aviso (Pendiente, Enviado, Cancelado, etc.).

Esta información te permitirá comprobar rápidamente si el recordatorio se ha enviado correctamente o si todavía está pendiente de ejecutarse.

Además de consultar los avisos desde la propia tarea, también puedes acceder al listado completo de todos los avisos programados.

Para ello, dirígete a Administración > Automatizaciones > Avisos programados.

Desde esta pantalla podrás consultar toda la información relacionada con los avisos creados, entre ella:

• Documento al que está asociado el aviso.
• Fecha y hora programadas para el envío.
• Canal utilizado (correo electrónico o SMS).
• Tipo de destinatario (cliente, responsable, colaborador, proveedor o libre).
• Contacto al que se enviará el aviso.
• Estado del envío (Pendiente, Enviado, Cancelado, Agotado o Error).

Si un aviso no se ha podido enviar correctamente, podrás hacer clic sobre el botón Detalle para consultar el motivo del error y los intentos de envío realizados.

Esta vista resulta especialmente útil para supervisar el estado de todos los recordatorios programados y verificar que los envíos se han realizado correctamente.

Si modificas la fecha u hora de la tarea u orden de trabajo antes de que se envíe el aviso, Fixner actualizará automáticamente la programación. Sin embargo, si el aviso ya ha sido enviado, no volverá a enviarse aunque cambies la planificación de la tarea. En ese caso, deberás crear un nuevo aviso manualmente si deseas volver a notificar al destinatario.