Los avisos programados permiten enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS antes del inicio de una orden de trabajo. Gracias a esta funcionalidad, podrás recordar visitas técnicas a tus clientes, avisar a los técnicos responsables de una intervención o enviar notificaciones internas de forma automática.
Antes de comenzar, asegúrate de haber activado la funcionalidad de Avisos programados y de haber creado las plantillas de correo electrónico o SMS que utilizarás en los envíos.
Importante: para utilizar el envío de avisos mediante SMS, es necesario disponer de un paquete de SMS contratado.
Añadir un aviso programado a una orden de trabajo
Los avisos programados se pueden configurar desde una orden de trabajo, pero únicamente desde su vista de edición.
Accede a la orden de trabajo y entra en su modo de edición. A continuación, localiza el apartado Avisos programados y haz clic en el botón Añadir (+).
Completa la información del aviso:
- Antelación (*): Selecciona cuándo deseas que se envíe el recordatorio. Puedes elegir entre 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 1 día, 2 días, 1 semana o definir un intervalo Personalizado, indicando el número de minutos antes del inicio de la orden de trabajo.
- Destinatario (*): Indica quién recibirá el recordatorio. Puedes seleccionar el Responsable, Colaboradores, Cliente, o la opción Libre, que te permitirá introducir manualmente una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.
- Canal (*): Selecciona el medio por el que se enviará el aviso. Actualmente puedes elegir entre Correo electrónico o SMS.
- Plantilla (*): Selecciona la plantilla de correo electrónico o SMS que se utilizará para generar el aviso.
(Si no sabes como crear una plantilla de email, puedes visitar el siguiente enlace)
Una vez completada la información, haz clic en Guardar y ver para guardar la OT con su correspondiente aviso programado.
El aviso quedará programado automáticamente y se enviará en la fecha y hora configuradas.
Puedes añadir tantos avisos como necesites para una misma orden de trabajo. Por ejemplo, enviar un recordatorio al técnico responsable un día antes de la intervención y otro al cliente una hora antes de la visita.
Consultar el estado de los avisos
Desde la propia orden de trabajo podrás consultar todos los avisos configurados y su estado.
Para cada aviso podrás visualizar información como:
- La fecha y hora programadas para el envío.
- El canal utilizado (correo electrónico o SMS).
- El destinatario.
- El estado del aviso (Pendiente, Enviado, Cancelado, etc.).
Esta información te permitirá comprobar rápidamente si el recordatorio se ha enviado correctamente o si todavía está pendiente de ejecutarse.
Además de consultar los avisos desde la propia orden de trabajo, también puedes acceder al listado completo de todos los avisos programados.
Para ello, dirígete a Administración > Automatizaciones > Avisos programados.
Desde esta pantalla podrás consultar toda la información relacionada con los avisos creados, entre ella:
- Documento al que está asociado el aviso.
- Fecha y hora programadas para el envío.
- Canal utilizado (correo electrónico o SMS).
- Tipo de destinatario (cliente, responsable, colaborador, proveedor o libre).
- Contacto al que se enviará el aviso.
- Estado del envío (Pendiente, Enviado, Cancelado, Agotado o Error).
Si un aviso no se ha podido enviar correctamente, podrás hacer clic sobre el botón Detalle para consultar el motivo del error y los intentos de envío realizados.
Esta vista resulta especialmente útil para supervisar el estado de todos los recordatorios programados y verificar que los envíos se han realizado correctamente.
