La firma de documentos mediante OTP (One-Time Password o Contraseña de Un Solo Uso) es un método de autenticación electrónica que permite firmar documentos digitales de manera segura, rápida y legalmente válida.

¿Qué es?

Este sistema utiliza un código único y temporal (OTP), que generalmente se envía al firmante a través de un canal seguro, como un mensaje de texto (SMS) o un correo electrónico. El código que se recibe mediante este SMS debe ingresarse en Fixner, donde se realiza la firma, para verificar la identidad del firmante y confirmar la acción.

¿Para qué sirve?

1. Autenticación segura: Garantiza que quien firma el documento es efectivamente la persona autorizada, ya que el OTP solo es accesible por el destinatario designado.
2. Firma legalmente válida: En muchos países, este método cumple con regulaciones de firma electrónica, como eIDAS (en Europa) o ESIGN y UETA (en Estados Unidos), otorgando validez legal a los documentos firmados.
3. Rapidez y eficiencia: Simplifica el proceso de firma, eliminando la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear documentos.
4. Reducción de riesgos: El uso del OTP minimiza el riesgo de fraude o suplantación de identidad, ya que el código es único y tiene un tiempo limitado de uso.
5. Seguimiento y trazabilidad: Fixner gracias a este servicio, permite registrar la actividad asociada a la firma (Metadatos) como IP, hora, y confirmación del OTP, lo que ayuda a auditar y validar el proceso.

En resumen, la firma de documentos mediante OTP combina seguridad, comodidad y validez legal, convirtiéndose en una herramienta ideal para firmar contratos, acuerdos y otros documentos importantes de forma digital.

Para poder utilizar esta funcionalidad, lo primero que deberás hacer es comunicarte con nuestro canal de soporte, llamando a nuestros teléfonos (+34) 91 060 64 40 o (+34) 96 502 01 27. Nuestro horario es de lunes a viernes desde las 9h a 18h, o enviarnos un email a soporte@fixner.com.

Configuración

Una vez que tengas activa la funcionalidad, el siguiente paso es configurar tu firma electrónica, y para ello, ingresaremos al menú principal «Administración«, y en el sub menú «Automatizaciones«, seleccionaremos la opción «Configuración de firma electrónica«.

Y una vez dentro, haremos clic en el botón «Crear configuración de firma electrónica» y se nos abrirá un asistente que nos guiará en 5 pasos para definir todos parámetros necesarios.

Paso 1:

A – Configuración general

En esta etapa, definiremos el nombre de la configuración, como así también el documento o entidad a la que se relacionará dicha firma por OTP.
En este apartado insertamos el código, nombre, tipo de documento asociado a la firma OTP (Debemos recordar que por el momento, el único documento al que se puede relacionar es a «Presupuestos«, sin embargo, en el futuro podrá estar disponible para otras entidades) y reporte asociado (formato en el que el cliente recibirá visualmente dicho documento).

B – Estilos CSS

Un estilo CSS (Cascading Style Sheets) es un conjunto de reglas que se utiliza para definir y controlar la apariencia y el diseño de elementos en una página web. CSS trabaja en conjunto con HTML para separar el contenido (HTML) de la presentación (CSS), lo que facilita la personalización, el mantenimiento y la actualización del diseño de un sitio web.

¿Qué hace un estilo CSS?

Un estilo CSS especifica cómo se deben mostrar los elementos HTML, permitiendo ajustar propiedades como:

• Colores: de texto, fondos o bordes.
• Tamaños: de fuentes, márgenes, bordes y espacios entre elementos.
• Fuentes: tipo, estilo, peso (negrita, cursiva), y más.
• Posicionamiento y diseño: organiza los elementos en la página (alineación, distribución en columnas, diseño responsivo, etc.).
• Interactividad: agrega efectos al interactuar con el sitio, como cambios de color al pasar el ratón (hover) o animaciones.

Ejemplo de un estilo CSS

Supongamos que queremos cambiar el color del texto de un párrafo y centrarlo. Con CSS, lo definimos así:

Esto afecta a todos los párrafos (<p>) en el documento HTML asociado.

¿Por qué es importante?

1. Diseño atractivo: CSS permite crear páginas visualmente agradables y profesionalmente diseñadas.
2. Separación de contenido y estilo: Facilita la edición del diseño sin tocar el contenido.
3. Mantenimiento eficiente: Cambios en un archivo CSS se reflejan en todo el sitio web, ahorrando tiempo y esfuerzo.
4. Compatibilidad responsiva: Adapta el diseño para diferentes dispositivos (móviles, tablets, escritorio).

En resumen, en el apartado «Estilos CSS» insertamos el «maquillaje» del contenido HTML, para darle vida, orden y una experiencia visual atractiva a cualquier página web, o en este caso, a la pantalla que tu cliente visualizará al momento de estar realizando la firma del documento.

C- SMS

En este apartado, podrás definir el texto personalizado que el cliente recibirá en su móvil, además, podremos agregar la etiqueta sustituible del código de sms para poder ubicarlo dentro del texto, de la manera que desees.

D – Check

Este apartado nos permite ingresar un texto personalizado, que el cliente verá en la zona donde aparecerá el check de aceptación, dentro del proceso de la firma electrónica.

Una vez que hayamos completado todos los puntos obligatorios del paso 1, haremos clic en el botón «Siguiente» para pasar al paso 2.

Paso 2:

A – Pantalla de bienvenida

En esta etapa, definiremos el formato de la primer pantalla del proceso.
Se mostrará el texto del campo «Texto 1» seguido de un formulario donde se verán los datos personales del cliente.
Luego, aparecerá el texto del campo «Texto 2», en ese orden.

B – Pantalla de documento

En esta pantalla se mostrara una previsualización del documento a firmar. El texto 1 se muestra antes del documento

C – Pantalla de código SMS

Se muestra el formulario para que el usuario introduzca el código que le ha llegado por SMS. El texto 1 se muestra antes del formulario. Debe contener los últimos dígitos del teléfono y para esto, puedes utilizar la etiqueta que se encuentra del lado derecho de la pantalla.

D – Pantalla de error

Si en la firma del documento sucede algún error, el siguiente texto se mostrará esta pantalla.

Una vez que hayamos completado todos los puntos obligatorios del paso 2, haremos clic en el botón «Siguiente» para pasar al paso 3.

Paso 3:

A – Email notificación

En este apartado crearemos la plantilla del email que le llegará al cliente al ser notificado que tiene un proceso de firma pendiente de realizar y podremos utilizar las etiquetas sustituibles para automatizar su contenido.

Una vez que hayamos completado todos los puntos obligatorios del paso 3, haremos clic en el botón «Siguiente» para pasar al paso 4.

Paso 4:

A – Firma empresa

En este apartado programaremos el email que llegará a tu empresa cuando el cliente firme el documento y contendrá el documento adjunto firmado por el cliente.

B – Firma cliente

En este apartado podreis programar el email que le llegará al cliente al momento de firmar el documento.
Además, se le adjuntará al email el documento firmado por el cliente.

Una vez que hayamos completado todos los puntos obligatorios del paso 4, haremos clic en el botón «Siguiente» para pasar al paso 5.

Paso 5:

A – Rechazo empresa

En este apartado podremos programar el email que le llegará a tu empresa al momento de que el cliente rechace la firma del documento.

B – Rechazo cliente

En este apartado podremos programar el email que le llegará al cliente al momento de que este mismo haya rechazado la firma del documento.

Una vez que hayamos completado todos los puntos obligatorios del paso 5, haremos clic en el botón «Guardar y listar».

Uso

Una vez configurada la herramienta podemos proceder a utilizarla, pero antes deberemos tener en cuenta que:

• El cliente al que le deseamos enviar el documento para que sea firmado, debe tener cargado correctamente su email y su numero de telefono para recibir el SMS OTP, por lo que para chequearlo, deberemos ingresar al cliente y en el apartado de «Teléfono» deberemos ver el numero de teléfono marcado con la etiqueta «SMS OTP«.

• El cliente debe tener obligatoriamente asociado un NIF/CIF/DNI.
• Haber contratado un paquete de SMS OTP, ya que este servicio posee coste.
  Para mas información acerca de nuestros planes de SMS OTP, comunicarte con nuestro canal de soporte, llamando a nuestros teléfonos (+34) 91 060 64 40 o (+34) 96 502 01 27. Nuestro horario es de lunes a viernes desde las 9h a 18h, o enviarnos un email a soporte@fixner.com.

Para comenzar con el proceso de firma, lo primero que deberemos hacer es entrar al presupuesto que queremos enviar al cliente para su firma, y en la parte superior de la pantalla del mismo, encontraremos el botón de «Firma electrónica«, por lo que haremos clic en el para comenzar el proceso.

Al hacer clic en este botón, se nos abrirá el panel de «Enviar firma OTP» donde definiremos el email a donde se enviará el email, como así también podremos chequear el numero de móvil al cual se enviará el SMS, la fecha de vencimiento para la firma del documento (plazo para firmarlo) y por ultimo seleccionaremos la configuración de firma electrónica que hemos previamente configurado.

Y para finalizar, haremos clic en el botón «Enviar» para enviar el email al cliente para que este inicie el proceso de firma configurado.